Aanzeggen bij een tijdelijk contract: leg ontvangst vóór de laatste maand vast

Bepaal eerst welke contracten onder de plicht vallen

Artikel 7:668 BW koppelt de aanzegplicht aan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die van rechtswege eindigt. De plicht geldt niet voor een contract korter dan zes maanden en ook niet wanneer schriftelijk is overeengekomen dat het contract eindigt op een tijdstip dat niet op een kalenderdatum is gesteld. Leg deze juridische selectie niet bij een losse agenda van de leidinggevende, maar maak haar onderdeel van de contractregistratie.

Registreer per tijdelijk contract ten minste de begin- en einddatum, overeengekomen duur, toepasselijke cao, bevoegde beslisser en uiterste aanzegdatum. Controleer uitzonderingen inhoudelijk; een intern label zoals ‘projectcontract’ bewijst niet vanzelf dat de einddatum buiten een kalenderdatum valt. Laat afwijkende gevallen vóór de planning beoordelen.

Neem het besluit vóór de laatste maand begint

De wettelijke eindgrens is geen geschikte interne beslisdatum. Plan de bezettingsbespreking en budgetbeslissing eerder, zodat ziekte, vakantie of extra goedkeuring niet direct tot termijnoverschrijding leidt. Wijs ook vast wie mag besluiten wanneer de normale leidinggevende afwezig is.

Besluit afzonderlijk over het wel of niet voortzetten. Wordt voortgezet, leg dan de aangeboden duur, uren, functie, loon en overige relevante voorwaarden vast. Een mededeling als ‘we willen graag door’ zonder voorwaarden sluit niet aan op de wettelijke informatieplicht bij voortzetting en veroorzaakt bovendien onnodige onzekerheid in de salaris- en contractadministratie.

Maak de schriftelijke mededeling volledig en herleidbaar

Noem de werknemer, het huidige contract en de kalender-einddatum. Schrijf vervolgens ondubbelzinnig of de arbeidsovereenkomst na die datum wel of niet wordt voortgezet. Bij voortzetting horen de aangeboden voorwaarden in dezelfde mededeling of in een duidelijk gekoppeld schriftelijk aanbod.

Gebruik een kanaal waarvan verzending en ontvangst controleerbaar zijn. Een mondeling gesprek kan zorgvuldig en menselijk zijn, maar vervangt de schriftelijke aanzegging niet. Bewaar daarom de definitieve versie, de verzenddatum, het gebruikte adres of account en een ontvangstreactie. Stuur bij uitblijven daarvan tijdig via een tweede afgesproken kanaal, zonder achteraf een datum te reconstrueren.

• Controleer naam, huidig contract en einddatum vóór verzending.
• Benoem stoppen of voortzetten zonder voorbehoud of interne codetaal.
• Neem bij voortzetting de concrete voorwaarden op.
• Laat een tweede persoon de uiterste datum en tekst controleren.
• Leg verzending en ontvangst vast bij het contractdossier.

Ken het gevolg van te laat of niet aanzeggen

Wanneer de werkgever de mededeling over voortzetting helemaal niet doet, bepaalt artikel 7:668 lid 3 BW dat een vergoeding ter hoogte van één maandloon verschuldigd is. Bij een te late aanzegging is de vergoeding naar rato. Rijksoverheid licht daarnaast toe hoe het bruto maandsalaris voor verschillende loonvormen wordt berekend.

Signaleer een gemiste termijn daarom direct aan HR en salarisadministratie. Stel eerst vast op welke dag de verplichting is ontstaan, wanneer aantoonbaar is aangezegd en welke loonbestanddelen volgens de toepasselijke regels meetellen. Laat een concrete aanspraak juridisch en administratief beoordelen; maskeer de fout niet door een nieuwe brief te antedateren.

Houd aanzegging en contracteinde uit elkaar

Een aanzegging vertelt wat de werkgever na de einddatum wil. Dat is niet in iedere situatie hetzelfde als opzeggen. Controleer daarom apart of het huidige contract daadwerkelijk van rechtswege eindigt, of een tussentijds opzegbeding relevant is, welke cao-afspraken gelden en of voortzetting gevolgen heeft voor de keten van tijdelijke contracten.

Verwerk na de mededeling ook de administratieve route: akkoord op een opvolgend contract, bevestiging van uitdiensttreding, eindafrekening, verlofsaldo, teruggave van bedrijfsmiddelen en eventuele overdracht. Laat geen automatisch uitdienstbericht vertrekken zolang over voortzetting nog geen eenduidig besluit is geregistreerd.

Controleer maandelijks op gaten in de route

Maak een maandelijkse lijst van tijdelijke contracten waarvan de einddatum binnen bijvoorbeeld drie maanden valt. Vergelijk die lijst met de contractbron en niet alleen met een afgeleide roostertool. Noteer per dossier wie beslist, wanneer het besluit uiterlijk gereed moet zijn en of de schriftelijke mededeling aantoonbaar is ontvangen.

Evalueer te late beslissingen, ontbrekende ontvangstbewijzen en verschillen tussen brief, contractmodule en salarisadministratie. Terugkerende fouten wijzen meestal op onduidelijk eigenaarschap of een onbetrouwbare bronregistratie. Herstel dan het proces en de gegevensbron, in plaats van steeds meer losse herinneringen toe te voegen.