De wettelijke afgifteplicht ontstaat wanneer de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst om een getuigschrift vraagt.
De werknemer hoeft geen aanbeveling te vragen
De wettelijke verplichting gaat over een getuigschrift bij het einde van de arbeidsovereenkomst. De werkgever hoeft het document niet uit eigen beweging voor iedere vertrekkende werknemer te maken, maar moet het wel verstrekken wanneer de werknemer erom vraagt. Leg datum, kanaal en exacte inhoud van het verzoek vast, zodat later duidelijk is welke versie en welke aanvullingen zijn gevraagd.
Maak in het uitstroomproces zichtbaar wie het verzoek ontvangt en binnen welke interne termijn wordt geleverd. Een recente uitspraak van de Rechtbank Gelderland bevestigt dat een werknemer nakoming van deze verplichting kan vragen. Wacht daarom niet tot de rest van de eindafrekening of een arbeidsconflict volledig is afgerond wanneer de basisgegevens al kunnen worden vastgesteld.
Zet de wettelijke basisgegevens volledig en feitelijk neer
Het getuigschrift vermeldt de aard van de verrichte arbeid en de arbeidsduur per dag of per week. Beschrijf de feitelijk uitgeoefende functie of werkzaamheden herkenbaar en noteer de overeengekomen of feitelijke arbeidsduur die voor het dienstverband juist is. Vermijd alleen een interne functiecode die voor een toekomstige werkgever niets uitlegt.
Daarnaast horen de begin- en einddatum van het dienstverband in het document. Controleer die data tegen arbeidsovereenkomst, verlengingen en de definitieve uitdienstmelding. Laat HR-systeem, eindafrekening en getuigschrift niet verschillende einddata tonen.
Voeg beoordeling en ontslaginformatie alleen op verzoek toe
De wet noemt ook informatie over de wijze waarop de werknemer zijn verplichtingen heeft vervuld, de wijze waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd en, wanneer de werkgever heeft opgezegd, de reden daarvan. Deze gegevens worden uitsluitend op verzoek van de werknemer opgenomen. Een standaardtemplate met automatisch een beoordeling of ontslagreden gaat dus verder dan de hoofdregel.
Vraag bij een onduidelijk verzoek welke aanvulling de werknemer precies wil. Bevestig de afgesproken reikwijdte schriftelijk en scheid feiten van kwalificaties. Een positieve referentietekst is niet hetzelfde als de wettelijke formulering; een negatieve beoordeling opnemen om het dossier te ‘completeren’ is zonder verzoek niet toegestaan.
Gebruik geen verborgen boodschap of onjuiste mededeling
Artikel 7:656 BW maakt de werkgever aansprakelijk voor schade wanneer hij weigert het gevraagde getuigschrift af te geven, niet aan het verzoek om aanvullingen voldoet of door opzet of schuld onjuiste mededelingen opneemt. Dezelfde aansprakelijkheidsregel geldt wanneer opmaak, een kenmerk of een bijzondere inrichting wordt gebruikt om buiten de woorden om iets over de werknemer te communiceren.
Werk daarom niet met informele codes, afwijkende handtekeningen, markeringen of standaardzinnen waarvan alleen recruiters de negatieve betekenis zouden kennen. Laat de werknemer feitelijke fouten kunnen melden en corrigeer aantoonbaar. Bewaar zowel de verstrekte versie als een eventuele correctie, met datum en ontvanger.
Houd het getuigschrift en een referentiegesprek uit elkaar
Een getuigschrift wordt aan de werknemer verstrekt en heeft een wettelijk bepaalde inhoud. Een referentiegesprek is een later contact waarbij een potentiële werkgever informatie over een sollicitant inwint. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het bellen van referenties die de sollicitant zelf heeft opgegeven als vorm van screening. Dat maakt een oud-leidinggevende niet automatisch vrij om ieder dossiergegeven te delen.
Controleer bij een inkomende referentievraag wie belt, op welk verzoek van de voormalige werknemer en voor welk doel. Spreek intern af wie referenties mag geven en beperk het antwoord tot relevante, controleerbare informatie binnen de afgesproken reikwijdte. Deel geen medische gegevens, beschuldigingen of interne dossierinformatie omdat de beller die toevallig vraagt.
Bouw één gecontroleerde uitstroomroute
Neem in de uitdienstcheck op: verzoek ontvangen, gewenste aanvullingen bevestigd, functies en uren gecontroleerd, begin- en einddatum vastgesteld, concept juridisch en feitelijk beoordeeld, bevoegde ondertekenaar gekozen en definitieve versie veilig verstrekt. Benoem een vervanger voor situaties waarin de direct leidinggevende betrokken is bij een conflict.
Gebruik één centrale eindversie. Voorkom dat HR een neutraal getuigschrift verzendt terwijl een leidinggevende apart een afwijkende brief of ongevraagde beoordeling deelt. Een consistente route beschermt de werknemer, de toekomstige ontvanger en de werkgever tegen onduidelijkheid over wat officieel is verklaard.
- Leg het verzoek en eventuele gevraagde aanvullingen letterlijk vast.
- Controleer functie, werkzaamheden, uren en data aan de hand van brondocumenten.
- Laat een tweede bevoegde functionaris feitelijke en juridische grenzen toetsen.
- Verstrek de definitieve versie via een afgesproken veilig kanaal.
- Archiveer alleen de versie die werkelijk is verzonden en registreer latere correcties.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.