Overgang van onderneming: maak personeel overdrachtsklaar vóór de datum

Stel eerst vast wát juridisch overgaat

Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek koppelt de regeling aan de overgang, door overeenkomst, fusie of splitsing, van een economische eenheid die haar identiteit behoudt. Een activaoverdracht, uitbesteding of insourcing kan daarom anders uitpakken dan de transactienaam doet vermoeden. Een aandelentransactie is volgens Ondernemersplein juist een uitzondering in dit overzicht: de rechtspersoon en daarmee de werkgever blijven dan in beginsel dezelfde.

Leg de kwalificatie niet uitsluitend bij de commerciële transactielijst. Laat vastleggen welke activiteiten, organisatie, middelen, klantenkring en medewerkers overgaan en welke feiten bepalen of de eenheid haar identiteit behoudt. Noteer ook expliciet welke onderdelen buiten de transactie vallen. Bij twijfel is gerichte juridische beoordeling nodig vóórdat HR toezeggingen doet of selectielijsten verspreidt.

Maak een controleerbare personeelspeildatum

Artikel 7:663 BW bepaalt dat de rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst die op het overgangstijdstip bestaan, van rechtswege overgaan op de verkrijger. Maak daarom een peildatumoverzicht van alle werknemers die aan de betrokken eenheid zijn verbonden. Leg per persoon contractvorm, arbeidsduur, functie, looncomponenten, structurele toeslagen, verlofsaldi, standplaatsafspraken en toepasselijke cao- of pensioeninformatie vast.

Neem ook lopende wijzigingen op die al zijn overeengekomen maar nog niet zijn verwerkt. Houd conceptafspraken afzonderlijk: een voorgenomen promotie of onbevestigde roosterwens is niet hetzelfde als een bestaande verplichting. Laat verkoper en koper per gegevensgroep vaststellen wie de bron controleert, welke verschillen nog moeten worden opgelost en welke stand op de overdrachtsdatum definitief naar payroll gaat.

Behandel ziekte en re-integratie als doorlopende verplichting

Ondernemersplein vermeldt uitdrukkelijk dat ook zieke werknemers en de bijbehorende verplichtingen meegaan. Breng daarom per lopend verzuimdossier de noodzakelijke processtand in kaart: eerste ziektedag, geplande termijnen, actuele werkafspraken, open acties, betrokken arbodienst en eventuele eigenrisicodragerschap. Verplaats geen medische informatie naar het gewone HR-overzicht.

Plan vóór de overdracht wie afspraken met werknemer, leidinggevende, bedrijfsarts en UWV voortzet. Controleer contracten met de arbodienst en de bereikbaarheid na de overgang. Een nieuwe salarisadministratie of andere casemanager mag geen gat in loondoorbetaling, plan-van-aanpakacties of passend-werkafspraken veroorzaken.

Informeer tijdig en houd medezeggenschap apart

Ondernemersplein adviseert werknemers ruim vóór de verkoop te informeren en wijst erop dat ondernemingsraad, vakorganisaties of UWV afhankelijk van omvang en situatie een rol kunnen hebben. Artikel 7:665a BW bevat daarnaast een informatieplicht voor betrokken werknemers wanneer geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld. Wacht daarom niet tot de loonstrook na de overgang om de werkgeverswijziging uit te leggen.

Maak een communicatieplanning met feiten, besluitmomenten en aanspreekpunten. Geef helder aan wat automatisch overgaat, wat nog wordt onderzocht en waar een werknemer een individuele fout kan melden. Houd het medezeggenschapstraject als eigen werkstroom zichtbaar; een algemene personeelsmail vervangt geen vereist advies, overleg of informatie op een moment waarop invloed nog mogelijk is.

Migreer gegevens doelgericht en met eigenaarschap

Voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst zijn gegevens nodig, maar dat maakt niet ieder historisch document automatisch noodzakelijk. Ondernemersplein koppelt de overdracht van personeelsdossiers expliciet aan de AVG. Maak daarom per dossiercategorie een selectie: welk doel blijft bestaan, welke wettelijke of contractuele noodzaak geldt, wie krijgt toegang en welke bewaartermijn loopt door?

Draag verzuimprocesgegevens en medische informatie via de daarvoor bedoelde afgescheiden kanalen over. Test vóór livegang of autorisaties, personeelsnummers, looncomponenten en verlofsaldi correct landen. Leg een herstelroute vast voor een verkeerde betaling of ontbrekend document en wijs aan beide zijden iemand aan die verschillen na de overdracht kan reconstrueren.

Sluit de eerste loonrun en de eerste maand bewust af

Artikel 7:663 BW laat de vervreemder gedurende één jaar naast de verkrijger aansprakelijk voor verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst die vóór de overgang zijn ontstaan. Gebruik dat niet als reden om open posten te laten liggen. Maak een gezamenlijke lijst van achterstallig loon, declaraties, verlofcorrecties, bonus- of provisieperioden en nog te beoordelen claims, met eigenaar en bewijsstuk.

Controleer na de eerste loonrun steekproefsgewijs vaste en variabele componenten, inhoudingen, pensioenaanmelding en verlof. Plan na vier weken een formele reconciliatie van personeelslijst, loonrun, verzuimagenda en toegang tot dossiers. Een technisch geslaagde migratie is pas afgerond als bestaande verplichtingen aantoonbaar zijn voortgezet en gemelde afwijkingen een eigenaar en hersteltermijn hebben.

• Klopt de definitieve lijst van betrokken werknemers met de juridische afbakening?
• Zijn contractvoorwaarden, verlof, verzuimacties en open loonposten herleidbaar?
• Zijn werknemers en medezeggenschap op het juiste moment geïnformeerd?
• Zijn alleen noodzakelijke gegevens overgedragen en zijn autorisaties getest?
• Wie herstelt verschillen na de eerste loonrun en binnen welke termijn?