Het bedrag dat de werkgever op de werknemer kan verhalen als de scholing onder artikel 7:611a lid 2 BW kosteloos moet worden aangeboden.
Begin met de wettelijke classificatie
Artikel 7:611a BW verplicht de werkgever de werknemer in staat te stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie en, voor zover redelijkerwijs verlangd kan worden, voor voortzetting van de arbeidsovereenkomst wanneer de functie vervalt of de werknemer die niet langer kan vervullen. De kosteloosheidsregel van lid 2 sluit daarop aan als de werkgever op grond van Unierecht, nationaal recht, een cao of een regeling van een bevoegd bestuursorgaan verplicht is de scholing te verstrekken om het overeengekomen werk te kunnen uitvoeren.
Stel dus eerst vast welke concrete norm de opleiding verplicht maakt, voor welke werkzaamheden zij nodig is en of de werknemer zonder die opleiding het overeengekomen werk mag of kan uitvoeren. Een werkgeverskeuze om een opleiding wenselijk te vinden is niet hetzelfde als een wettelijke of cao-verplichting. Omgekeerd maakt het label 'persoonlijke ontwikkeling' een feitelijk verplichte opleiding niet vrijwillig.
Verplichte scholing is meer dan alleen kosteloos
Wanneer artikel 7:611a lid 2 BW van toepassing is, moet de scholing kosteloos worden aangeboden, telt zij als arbeidstijd en vindt zij indien mogelijk plaats tijdens de tijdstippen waarop de werknemer normaal werkt. De wetsgeschiedenis noemt niet alleen cursusgeld, maar ook noodzakelijke reiskosten, boeken, ander studiemateriaal en examengeld als kosten voor rekening van de werkgever.
Lid 4 bepaalt dat een beding nietig is voor zover het kosten van deze verplichte scholing op de werknemer verhaalt. Nietigheid betekent dat de afspraak op dat punt geen werking heeft. Een afbouwregeling, handtekening of afspraak om bij eigen ontslag terug te betalen verandert dat niet. Ook verrekenen met nog te betalen loon is geen route om de kosteloosheidsregel te omzeilen.
- Cursus- en examengeld komen voor rekening van de werkgever.
- Benodigd materiaal en noodzakelijke reisuitgaven horen bij de kosteloze aanbieding.
- De opleidingstijd geldt als arbeidstijd.
- Plan de scholing indien mogelijk binnen de gebruikelijke werktijd.
- Gebruik voor deze kosten geen terugbetalings- of verrekeningsbeding.
Een beroepsopleiding vraagt een eigen toets
De wetsgeschiedenis maakt een onderscheid voor beroepsopleidingen die nodig zijn om een beroepskwalificatie te verkrijgen, te behouden of te vernieuwen. Zo'n opleiding valt niet alleen daarom onder de kosteloosheidsregel. Beslissend blijft of de werkgever op grond van toepasselijk recht of een collectieve regeling verplicht is die opleiding aan te bieden.
De Hoge Raad heeft in september 2025 over een studiekostenbeding voor de Beroepsopleiding Advocaten geoordeeld binnen dit wettelijke kader. Dat arrest onderstreept dat naam, branchegebruik en het feit dat een opleiding voor een beroep nodig is, niet als enige besliscriteria volstaan. Leg daarom de wettelijke beroepsvereiste, de werkgeversverplichting en de concrete functieafspraak afzonderlijk naast elkaar en laat twijfelgevallen vóór contractering beoordelen.
Voor andere scholing blijft transparantie noodzakelijk
Valt de opleiding niet onder de wettelijke kosteloosheidsregel, dan is terugbetaling niet vanzelfsprekend maar kan daarvoor wel ruimte bestaan. De klassieke rechtspraak over studiekostenbedingen verlangt dat de regeling voldoende duidelijk maakt gedurende welke periode de werkgever baat heeft bij de opgedane kennis, dat de terugbetalingsplicht evenredig afneemt en dat de werknemer de financiële gevolgen vooraf kan overzien.
Omschrijf daarom vóór aanvang de opleiding, de werkelijk gedragen kostensoorten, het maximumbedrag, de baatperiode en het afbouwschema. Bepaal ook wat gebeurt bij beëindiging op initiatief van de werkgever, ziekte, onvoldoende begeleiding, gewijzigde functie-eisen of een opleiding die niet doorgaat. Een algemene verwijzing naar 'alle opleidingskosten' zonder bedrag of berekeningswijze maakt de positie van de werknemer niet voorspelbaar.
- Noem opleiding, aanbieder, startdatum en beoogd resultaat.
- Specificeer kosten en een controleerbaar maximumbedrag.
- Leg de baatperiode en evenredige afbouw in tijd vast.
- Beschrijf per beëindigingsgrond of terugbetaling wel, deels of niet geldt.
- Laat de werknemer vóór deelname kennisnemen van de volledige afspraak.
Maak van de eindafrekening geen automatische incasso
Toets bij uitdiensttreding opnieuw welke scholing is gevolgd, welke rechtsbron gold bij aanvang en of het beding voor juist die kosten geldig en toepasbaar is. Controleer daarna de werkelijke kosten, het afgesproken afbouwmoment, de reden van beëindiging en eventuele cao- of sectorregels. Een eerder goedgekeurde studieaanvraag is geen vervanging voor die eindtoets.
Laat HR of juridisch verantwoordelijke de terugvordering motiveren voordat payroll een bedrag verwerkt. Informeer de werknemer over de berekening en houd rekening met de wettelijke grenzen aan verrekening en inhouding. Bij discussie over kwalificatie of geldigheid is een inhoudelijke beoordeling nodig; de salarisadministratie behoort niet zelfstandig te beslissen dat een betwist bedrag op het laatste loon wordt ingehouden.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.