Vaststellingsovereenkomst bij ontslag: leg initiatief, einddatum en bedenktijd correct vast

Begin bij de gekozen beëindigingsroute

Bij ontslag met wederzijds goedvinden maken werkgever en werknemer samen afspraken over het einde van de arbeidsovereenkomst. Zij leggen die vast in een beëindigings- of vaststellingsovereenkomst. Deze route verschilt van opzegging met instemming: daarbij zegt de werkgever op en stemt de werknemer schriftelijk met die opzegging in. De routes kennen deels vergelijkbare waarborgen, maar zijn juridisch niet hetzelfde.

Artikel 7:670b BW bepaalt dat een overeenkomst waarmee een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd alleen geldig is wanneer zij schriftelijk is aangegaan. Een mondeling akkoord, een concept met open punten of alleen een mededeling dat partijen 'eruit zijn' is daarom geen vervanging voor één definitieve, door beide partijen aanvaarde tekst.

Maak initiatief en reden feitelijk controleerbaar

UWV noemt voor een beëindiging met wederzijds goedvinden als belangrijke uitgangspunten dat de werkgever het voorstel doet en dat het ontslag niet samenhangt met gedrag dat als verwijtbare werkloosheid kan worden gezien. Beschrijf daarom wie het initiatief nam en welke zakelijke of organisatorische reden aan het voorstel ten grondslag ligt. Gebruik geen neutrale standaardzin wanneer die niet met de feiten overeenkomt.

Een formulering in de overeenkomst garandeert geen WW-uitkering; UWV beoordeelt het recht op basis van de feitelijke situatie en de toepasselijke voorwaarden. De werkgever kan wel voorkomen dat de administratie zichzelf tegenspreekt. Laat aanbiedingsbrief, gespreksverslagen, overeenkomst en eindafrekening aansluiten en doe geen toezegging dat een uitkering zeker wordt toegekend.

• Leg vast dat het beëindigingsvoorstel van de werkgever afkomstig is, als dat feitelijk juist is.
• Omschrijf de reden concreet en zonder een niet-bestaand verwijt aan de werknemer.
• Controleer of dossierstukken en overeenkomst dezelfde aanleiding en tijdlijn laten zien.
• Vermijd garanties over WW, Ziektewet, pensioen of fiscale gevolgen.

Kies de einddatum niet los van de opzegtermijn

Bij een beëindigingsovereenkomst spreken partijen zelf een einddatum af. Voor een eventuele WW-uitkering blijft de geldende opzegtermijn relevant: UWV wijst erop dat de werknemer pas na afloop van de wettelijke opzegtermijn WW kan ontvangen. Een te vroege einddatum kan daardoor een periode zonder loon en zonder WW veroorzaken.

Bepaal eerst welke opzegtermijn voor de werkgever geldt op grond van wet, arbeidsovereenkomst en cao en controleer tegen welke dag normaal kan worden opgezegd. Leg daarna vast of de werknemer tot de einddatum werkt, wordt vrijgesteld met behoud van loon of nog verlof opneemt. Houd einddatum, laatste loondag en datum uit dienst in HR- en salarisadministratie gelijk.

Scheid wettelijke aanspraken en onderhandelingsafspraken

UWV vermeldt dat bij ontslag met wederzijds goedvinden geen automatische wettelijke transitievergoeding ontstaat. Werkgever en werknemer kunnen wel een ontslagvergoeding overeenkomen. Dat bedrag, de betaaltermijn en de fiscale verwerking moeten uitdrukkelijk in de overeenkomst staan. Gebruik de transitievergoeding eventueel als vergelijkingspunt, maar noem een afgesproken bedrag niet ten onrechte een wettelijk recht binnen deze route.

Werk daarnaast de volledige eindafrekening uit. Denk aan loon tot de einddatum, vakantiebijslag, openstaande vakantie-uren, declaraties, bonus- of provisieregelingen en een eventuele vergoeding voor juridische bijstand. Leg per post vast of deze wordt uitbetaald, verrekend of vervalt en op welke objectieve grond. Controleer cao, pensioenregeling en bestaande contractafspraken voordat finale kwijting wordt geformuleerd.

• Brutoloon en vaste looncomponenten tot de einddatum.
• Openstaande vakantie-uren, vakantiebijslag en declaraties.
• Variabele beloning volgens de toepasselijke regeling en meetperiode.
• Ontslagvergoeding, juridische kosten en afgesproken betaaldatum.
• Inlevering van bedrijfsmiddelen, toegang, geheimhouding en getuigschrift.

Neem de bedenktijd letterlijk en zichtbaar op

Na het sluiten van de schriftelijke overeenkomst kan de werknemer deze op grond van artikel 7:670b BW binnen veertien dagen zonder opgave van redenen schriftelijk ontbinden. De werkgever moet dit recht in de overeenkomst vermelden. Ontbreekt die vermelding, dan wordt de bedenktijd drie weken. Een beding dat het wettelijke recht uitsluit of beperkt, is nietig.

Noteer de datum waarop de overeenkomst tot stand komt en geef duidelijk aan naar welk adres of e-mailadres een ontbindingsverklaring kan worden gestuurd. Wacht met onomkeerbare acties, zoals definitieve externe communicatie of het vervullen van de functie, totdat de bedenktijd beheersbaar is verwerkt. Bij een nieuwe beëindigingsovereenkomst binnen zes maanden na een eerdere ontbinding geldt de bedenktijd niet opnieuw; laat zo'n uitzonderingssituatie individueel beoordelen.

Behandel ziekte en andere risicosituaties afzonderlijk

Een vaststellingsovereenkomst tijdens ziekte is niet automatisch onmogelijk, maar kan grote gevolgen hebben. UWV waarschuwt dat een werknemer die tijdens de eerste twee ziektejaren instemt met beëindiging mogelijk geen Ziektewet-uitkering ontvangt, terwijl de loondoorbetalingsplicht van de werkgever door het einde van het dienstverband stopt. Gebruik een standaardovereenkomst daarom niet voor een werknemer die ziek of gedeeltelijk arbeidsongeschikt is.

Controleer vóór aanbieding ook opzegverboden, zwangerschap, medezeggenschapsfuncties, collectief ontslag en een tijdelijk contract zonder tussentijdse opzegmogelijkheid. Geef de werknemer redelijke gelegenheid om onafhankelijk advies te vragen en leg de versiegeschiedenis vast. Deze publicatie biedt een proceskader en vervangt geen juridische beoordeling van een individuele beëindiging.

• Controleer actuele arbeidsongeschiktheid en lopende re-integratieverplichtingen.
• Breng eventuele opzegverboden en bijzondere ontslagregels in kaart.
• Laat de werknemer de definitieve tekst en financiële bijlage vooraf beoordelen.
• Bewaar aanbod, akkoord, bedenktijd en eindafrekening in één afgesloten dossier.