Schorsing of non-actiefstelling ligt volgens de Hoge Raad in de risicosfeer van de werkgever, ook wanneer er gegronde redenen voor de maatregel bestaan.
Begin met doel, grond en minst ingrijpende maatregel
De wet bevat geen algemene werkgeversbevoegdheid waarmee iedere schorsing automatisch rechtmatig is. De werkgever moet zich als goed werkgever gedragen en een concrete maatregel kunnen uitleggen. Beschrijf daarom welk risico nu moet worden beheerst, welke feiten bekend zijn, welke informatie nog wordt onderzocht en waarom de werknemer tijdelijk niet in de eigen functie kan blijven werken.
Onderzoek lichtere alternatieven, zoals aangepaste taken, tijdelijk andere rapportagelijnen, werken op een andere locatie, begeleiding of beperkte systeemrechten. Een vermoeden van ongewenst gedrag, een conflict of een aangekondigd onderzoek rechtvaardigt niet zonder meer iedere duur en omvang. De maatregel moet aansluiten op het actuele risico en opnieuw worden beoordeeld wanneer feiten of omstandigheden veranderen.
Loonbetaling blijft het uitgangspunt
Artikel 7:628 BW bepaalt dat de werknemer recht op loon behoudt wanneer niet wordt gewerkt door een oorzaak die in redelijkheid voor rekening van de werkgever komt. De Hoge Raad heeft in Van der Gulik/Vissers geoordeeld dat schorsing en non-actiefstelling in die risicosfeer liggen. Dat geldt ook wanneer de werkgever gegronde redenen had en het gedrag van de werknemer aanleiding voor de maatregel vormde.
Verwerk de maatregel daarom niet als onbetaald verlof, loonstop of afwezigheid voor rekening van de werknemer. Laat salaris, vakantiebijslag en vaste looncomponenten doorlopen volgens arbeidsovereenkomst en toepasselijke cao. Een variabele component kan een eigen grondslag en voorwaarden hebben; beoordeel die afzonderlijk en gebruik de schorsing niet als automatische inhoudingsgrond.
Maak van de brief geen ontslagbesluit
Beschrijf de maatregel als tijdelijk, vermeld de ingangsdatum, het doel, de praktische gevolgen en het eerstvolgende beoordelingsmoment. Maak duidelijk of de werknemer beschikbaar moet blijven, hoe contact verloopt, welke systemen of locaties tijdelijk niet toegankelijk zijn en bij wie vragen of een reactie terechtkunnen.
Formuleer vermoedens als vermoedens en feiten als feiten. Vermijd conclusies als fraude, intimidatie of disfunctioneren wanneer het onderzoek nog loopt. Geef de werknemer gelegenheid te reageren op de concrete aanleiding en leg die reactie vast. Hoor en wederhoor is geen garantie dat de maatregel of een later ontslag standhoudt, maar verkleint het risico dat de werkgever op een onvolledige feitenbasis handelt.
Beperk onderzoek, toegang en communicatie
Stel relevante informatie veilig en geef alleen betrokken onderzoekers of beslissers toegang. Een volledige blokkade van alle systemen kan noodzakelijk zijn bij een beveiligingsrisico, maar is niet vanzelfsprekend bij ieder arbeidsconflict. Documenteer per beperking welk risico zij afdekt en wanneer de toegang wordt hersteld of opnieuw beoordeeld.
Communiceer intern alleen wat collega's voor de bedrijfsvoering moeten weten, bijvoorbeeld dat de werknemer tijdelijk afwezig is en wie taken overneemt. Deel geen beschuldigingen, medische informatie of onderzoeksdetails met een brede groep. Spreek ook af wie externe vragen beantwoordt en voorkom uiteenlopende verklaringen van leidinggevende, HR en directie.
- Leg bron, ontdekkingstijdstip en bekende feiten vast zonder speculatie.
- Beperk onderzoeksvragen tot wat voor de arbeidsrechtelijke beslissing nodig is.
- Koppel iedere toegangsbeperking aan een concreet veiligheids- of onderzoeksdoel.
- Registreer wie informatie ontvangt en wanneer stukken worden verwijderd of gearchiveerd.
Voorkom een non-actiefstelling zonder eindpunt
Plan bij oplegging meteen een korte, concrete herbeoordeling. Noteer welke onderzoeksstappen voor die datum worden afgerond, wie beslist en welke uitkomsten mogelijk zijn. Informeer de werknemer wanneer vertraging ontstaat en leg uit waarom voortzetting nog noodzakelijk en proportioneel is.
Een langdurige maatregel kan de positie van de werknemer beschadigen en een terugkeer steeds moeilijker maken. De werknemer kan wedertewerkstelling en loon vorderen. Houd daarom niet alleen bij waarom de maatregel begon, maar ook waarom zij op iedere volgende datum nog nodig is. Stilstand of algemene verwijzingen naar een verstoorde relatie zijn geen vervanging voor actuele motivering.
Sluit af met een expliciete vervolgbeslissing
Rond het onderzoek af met een vastgelegd besluit. Mogelijke routes zijn volledige hervatting, hervatting met werkafspraken, tijdelijke aanpassing, mediation, een verbetertraject of een formele ontslagroute. Iedere route heeft eigen voorwaarden. Een non-actiefstelling verandert een onvoldoende ontslaggrond niet in een voldoende grond en vervangt geen beoordeling van herplaatsing of dossier.
Herstel bij terugkeer de benodigde toegangen en informeer dezelfde functionele kring die over de tijdelijke afwezigheid wist. Beperk de communicatie tot de uitkomst die voor samenwerking nodig is. Bewaar de maatregel, reacties, onderzoeksstukken en beslissing volgens doel en bewaartermijn; laat onbewezen beschuldigingen niet onbeperkt in operationele systemen circuleren.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.