Loonopschorting of loonstop bij ziekte: kies de juiste grond vóór de brief

Begin niet bij het woord, maar bij het ontbrekende gedrag

Leg eerst feitelijk vast welke afspraak of welk voorschrift niet is nagekomen, wanneer dat gebeurde, welke informatie al beschikbaar is en waarom die tekortschiet. Een gemiste oproep, het niet verschijnen bij de bedrijfsarts, het weigeren van passend werk en het niet ondertekenen van een plan zijn juridisch niet automatisch dezelfde situatie. De gekozen maatregel moet aansluiten op de specifieke wettelijke grond.

Controleer ook of het voorschrift redelijk, schriftelijk, tijdig en uitvoerbaar was. Noteer wie de afspraak heeft gegeven en waarop die was gebaseerd. Gebruik medische informatie uitsluitend via de bedrijfsarts of arbodienst. Een leidinggevende kan het uitblijven van contact registreren, maar bepaalt niet zelf dat de werknemer medisch in staat was om te reizen of te hervatten.

Opschorting is een controlemaatregel

Artikel 7:629 lid 6 BW geeft de werkgever de mogelijkheid de loonbetaling op te schorten zolang de werknemer zich niet houdt aan redelijke, schriftelijke voorschriften over de informatie die nodig is om het recht op loon vast te stellen. Denk aan een passend voorschrift om mee te werken aan controle door de bedrijfsarts. Het doel is informatie verkrijgen, niet de werknemer straffen.

Wanneer de werknemer alsnog voldoet en blijkt dat hij recht op loon had, moet het opgeschorte loon alsnog worden betaald. Richt het proces daar dus op in: bewaar het bedrag als openstaande verplichting, beschrijf welke concrete handeling de blokkade opheft en neem na nieuwe informatie direct een besluit. Boek opschorting niet als definitieve besparing.

Een loonstop vraagt een wettelijke uitsluitingsgrond

Bij wat in de praktijk een loonstop heet, beroept de werkgever zich op een situatie waarin de werknemer volgens artikel 7:629 lid 3 BW geen recht op loon heeft. Voor re-integratie kan het bijvoorbeeld gaan om zonder deugdelijke grond weigeren van passende arbeid, redelijke maatregelen die op passend werk zijn gericht of medewerking aan het plan van aanpak. De precieze feiten en het doel van de afspraak zijn beslissend.

Een afspraak met de bedrijfsarts rechtvaardigt niet automatisch een loonstop. Rechtbank Rotterdam oordeelde in 2025 in een concrete zaak dat niet verschijnen bij de bedrijfsarts wel een grond voor opschorting kon zijn, maar niet voor de gekozen loonstop, omdat onvoldoende bleek dat de afspraak erop was gericht passende arbeid mogelijk te maken. De uitspraak laat zien waarom een werkgever de grond niet ruim moet formuleren of achteraf moet vervangen.

Waarschuw duidelijk en zonder terugwerkende kracht

Artikel 7:629 lid 7 BW verlangt dat de werkgever de werknemer onverwijld kennisgeeft van de grond waarop hij loon weigert of opschort nadat het vermoeden daarvan is ontstaan of redelijkerwijs had moeten ontstaan. Schrijf daarom niet alleen dat ‘gevolgen voor het salaris’ kunnen volgen. Benoem of betaling wordt opgeschort of het recht op loon wordt geweigerd, op welke feiten en wetsgrond dat besluit rust, wanneer het ingaat en wat de werknemer kan doen.

Het Gerechtshof Den Haag bevestigde in 2025 dat een loonstop niet met terugwerkende kracht kan worden toegepast wanneer de vereiste mededeling niet tijdig is gedaan. Bouw daarom een beslistermijn en escalatie in het verzuimproces. Als later nieuwe feiten ontstaan, beoordeel die als een nieuw moment; herschrijf de oude waarschuwing niet achteraf.

Bouw hoor en wederhoor en deskundigheid vóór salarisverwerking in

Geef de werknemer gelegenheid om de feitelijke gang van zaken en een mogelijke deugdelijke grond toe te lichten. Vraag geen diagnose of behandelgegevens. Laat bij discussie over belastbaarheid, passend werk of re-integratie de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of UWV-deskundigenroute de professionele beoordeling ondersteunen. UWV wijst erop dat werkgever en werknemer beiden verantwoordelijkheid dragen voor re-integratie en bij een vastgelopen verschil een deskundigenoordeel kunnen aanvragen.

Laat een tweede bevoegde functionaris controleren of grond, brief en salarisopdracht hetzelfde besluit beschrijven. Salarisadministratie heeft minimaal nodig: werknemer, maatregel, ingangsdatum, betrokken looncomponenten, status van de openstaande aanspraak en de functionaris die hervatting mag bevestigen. Deel niet het medische dossier of een uitgebreide conflictsamenvatting.

Beëindig en evalueer de maatregel actief

Plan bij het besluit meteen een controlepunt. Bij opschorting moet de werkgever vaststellen of de ontbrekende informatie inmiddels beschikbaar is en of nabetaling volgt. Bij een loonstop moet worden bepaald op welk moment de wettelijke uitsluitingsgrond eindigt. Laat de maatregel niet doorlopen omdat niemand de salariscode terugzet.

Houd daarnaast de UWV-loonsanctie apart. Die sanctie kan na de WIA-beoordeling betekenen dat een werkgever na 104 weken maximaal een jaar langer loon moet doorbetalen als onvoldoende aan re-integratie is gedaan. Dat is een ander besluit, door een andere partij, met een ander doel. Meng beide begrippen niet in brieven, dashboards of salarisinstructies.

• Leg de feitelijke afwijking en het schriftelijke voorschrift vast.
• Kies één wettelijke route en laat grond en gevolg juridisch controleren.
• Hoor de werknemer zonder medische details bij de leidinggevende op te vragen.
• Waarschuw onverwijld en benoem ingangsdatum en herstelvoorwaarde expliciet.
• Laat salarisadministratie opschorting en definitieve weigering verschillend verwerken.
• Controleer hervatting, eventuele nabetaling en dossiervorming op een vaste datum.